Konzentrierst du dich auf die richtigen Aufgaben? Oder verliert deine Firma viel Potenzial, weil ihr im Prioritäten-Problem feststeckt? Finden wir es heraus!
Die unterschiedliche Wichtigkeit von Aufgaben lässt sich sehr gut am Beispiel von meinem Freund verdeutlichen. Er ist im Rettungsdienst tätig und für sie gibt es dort drei unterschiedliche Kategorien von Einsätzen.
Als Erstes sind da die Patienten, für die es leider keine große Rolle mehr spielt wie früh, oder spät man an die Unfallstelle kommt. Selbst wenn der Unfall direkt vor einem Krankenhaus geschehen wäre, könnte man aufgrund der Verletzungen nichts mehr für sie machen.
Für die zweite Einsatzkategorie spielt es ebenfalls keine besonders große Rolle, wie schnell der Rettungsdienst vor Ort ist. Diese Patienten sind nicht lebensbedrohlich verletzt und werden so oder so überleben. Egal wie lange es dauert bis die Hilfe vor Ort ist.
Bleibt noch eine Dritte Kategorie. Bei diesen Patienten hängt tatsächlich das Leben davon ab, dass die Helfer schnell genug vor Ort sind und dort die richtigen Maßnahmen vornehmen. Keine Frage. Diese Einsätze sind die wichtigsten. Hier kann am meisten geholfen werden.
Mein Freund aus dem Rettungsdienst hat also weniger ein Prioritäten-Problem. Sein Problem liegt darin, die jeweilige Einsatzkategorie zu erkennen.
Auch als Solarteur gibt es wichtigere und unwichtigere Aufgaben
Zum Glück geht es in unserem Geschäft nicht jeden Tag um Leben und Tod. Aber auch auf deiner Aufgaben-Liste (und natürlich die deiner Mitarbeiter) gibt es Bereiche, die einen höheren Einfluss auf die Erreichung eurer Ziele besitzen als andere.
Viel mehr liegt bei dir das Problem darin zu erkennen für welche Dinge es sich lohnt, Zeit zu investieren und womit du dich besser nicht beschäftigen solltest.
Warum sollte das ein Problem sein
Gute Frage. Zum Großteil gibt der Tag einem doch eh vor, womit man sich zu beschäftigen hat. Das stimmt natürlich. Jeden Tag entstehen Situationen, in denen du dich kümmern musst. Egal was du sonst so geplant hast. Ich nenne das gerne Chaos-Momente.
Wichtig ist es, die nötige Zeit zu besitzen um mit diesen Chaos-Momenten umgehen zu können, ohne die wichtigen Projekte auf deiner To-do-Liste immer weiter nach hinten schieben zu müssen. Nur dann wird es dir gelingen dein Unternehmen kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Die Eisenhower Matrix. Ein System zu Priorisierung von Aufgaben
Eine gute Möglichkeit dir einen Überblick über die Bedeutung einzelner Tätigkeiten zu verschaffen ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Die Methode ist benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower und kann dir dabei helfen, die Bedeutung von einzelnen Aufgaben für deinen Unternehmenserfolg zu verdeutlichen.
Wie ist eine Eisenhower Matrix aufgebaut?
Dazu werden deine Aufgaben in vier unterschiedliche Typen sortiert. Wir starten links auf der x-Achse mit den Aufgaben, die einen geringen Einfluss auf die Entwicklung deines Unternehmens besitzen. Und gehen dann immer weiter nach rechts bis zu denen, mit einer hohen Auswirkung.
Auf der y-Achse starten wir unten mit den Routineaufgaben. Also Tätigkeiten, die sich leicht und schnell erledigen lassen und enden bei denen, in die du so richtig Gehirnschmalz stecken musst.
Welche Typen ergeben sich aus dieser Einteilung?
Durch diese Aufteilung ergeben sich vier unterschiedliche Grundtypen an Aufgaben. Jede mit einer anderen Bedeutung und Dringlichkeit.
Oben rechts liegen die wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben. Diese besitzen das höchste Potenzial dein Unternehmen entscheidend weiterzubringen. Sind aber nicht so richtig zeitkritisch.
Das könnte zum Beispiel sein:
- einen neuen Geschäftsbereich erschließen
- eine effektive Differenzierung erarbeiten
- deine Mitarbeiter-Marke zu entwickeln
Die Kategorie die dein Unternehmen am stärksten voran bringen kann enthält die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben. Für diese Projekte müssen nicht nur zeitliche Freiräume geschaffen werden. Du musst sie auch gegen deine inneren Widerstände "verteidigen".
Gegenüber, also unten links liegen Aufgaben die dringend, aber nicht wirklich wichtig sind. Diese zehren stark an deinem Zeitbudget, ohne dir dafür einen entsprechenden Ertrag zu liefern.
Beispiele hierfür sind:
- Social Media
- Kunden erklären wie er ein Ticket im MaStR beantworten kann
- Onlinerecherche für den günstigsten Drucker-Toner
Aufgaben in dieser Kategorie zehren stark an deiner Zeit. Dabei lassen sie sich relativ einfach für dich erledigen und besitzen keine große Bedeutung für dein geschäftliches Weiterkommen.
Dann gibt es noch Aufgaben die sowohl dringend, als auch wichtig sind. Diese finden sich unten rechts in unserer Matrix.
Beispiele hierfür sind:
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Kundenrückfrage zu einem Angebot
- Formulare für die Anmeldung beim Netzbetreiber
Dringend und wichtige Aufgaben halten den Laden am laufen. Du musst sie häufig erledigen, entsprechent einfach fällt dir die Lösung. Wichtig ist es genügend Zeit für die Bearbeitung zu finden.
Aufgaben die weder wichtig noch dringend sind finden sich oben links.
Beispiele hierfür sind:
- Überarbeitung der Unternehmensfarbpalette
- Wording zur Begrüßung am Telefon
- Groß angelegtes Branding
Hierbei handelt es sich um "Luxusprobleme". Die meisten Solarteure werden nicht in der Situation sein, dass die in diese Kategorie fallenden Themen einen wirklichen Unterschied für das Unternehmen machen werden. Entsprechend gering sollte die Erledigung priorisiert werden.
Warum sollst du eine solche Matrix benötigen
Die Bedeutung dieser Matrix zieht sich daraus, dass unser Gehirn auf "Probleme" fixiert ist. Über die Evolutionsgeschichte hinweg haben diejenigen überlebt, die am effektivsten Probleme lösen konnten. Erscheint jetzt also ein Problem am Aufgabenhorizont ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du dich sofort an die Lösung machen möchtest.
Dazu kommt das wir gerne schnell belohnt werden. Langfristige Projekte, die sich erst in der Zukunft auszahlen werden, fallen da schon gerne mal hinten runter.
Lassen wir uns einfach so durch den Tagesablauf treiben ist es relativ wahrscheinlich, dass wir uns überwiegend mit Aufgaben beschäftigen werden, die keine große langfristige Bedeutung für unser Unternehmen besitzen.
Durch die Visualisierung der einzelnen Kategorien fällt es leichter sich der Bedeutung für einzelne Projekte klarer zu werden und diese stärker gegen die eigenen Widerstände zu verteidigen.
Und noch nie war es einfacher mit "Problemen" überhäuft zu werden
Heute schreien alle möglichen Kanäle nach deiner Aufmerksamkeit. Du musst nur das Handy neben dir auf dem Schreibtisch liegen haben und die Möglichkeit ist groß, dass alle paar Minuten etwas Dringendes, aber nicht wichtiges nach deiner Aufmerksamkeit verlangt.
Was solltest du jetzt mit diesen Informationen anfangen?
Damit dieser Artikel für dich nicht nur eine Ablenkung von wichtigeren Aufgaben bleibt nehm dir ein Blatt Papier und erstelle eine Eisenhower Matrix für deine täglichen Aufgaben.
Denn anders als bei meinem Kumpel aus dem Rettungsdienst ist es in unserem Beruf nicht immer ganz klar, für welche Projekte es sich wirklich lohnt Zeit freizuschaufeln.
Fragst du dich jetzt wo die Zeit für die wichtigen, aber nicht dringenden Projekte herkommen soll? Dann empfehle ich dir meinen nächsten Beitrag anzusehen.
Da werden wir uns nämlich genau mit dieser Frage beschäftigen und einen innovativen Lösungsansatz kennenlernen.