In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du im Cloud-ERP Vorlagen für Anschreiben zur Einbettung in unterschiedlichen Geschäftsdokumenten wie z.B. Angeboten oder Aufträgen erstellst.
Anlegen einer neuen Vorlage
Zum Anlegen einer neuen Briefvorlage wechselst du zuerst in den Admin-Bereich deines Cloud-ERP.
Über einen Klick auf den Admin-Link wirst du in den Admin-Bereich deines Cloud-ERP geleitet. Ist der Link in deinem Konto nicht vorhanden, verfügst du nicht über die entsprechenden Rechte.
Du kannst diesen Link in deinem Konto nicht finden?
In diesem Fall verfügst du nicht über die entsprechenden Rechte. Wende dich an deinen Vorgesetzten, bzw. an den Administrator eurer Cloud-ERP Instanz.
Vorlagenbereich öffnen
Über einen Klick auf den am linken Bildschirmrand angeordneten Dokumenten-Bereich öffnet sich der entsprechende Reiter. Mit einem erneuten Klick auf "Schreiben" gelangst du in den Vorlagenbereich.
Mit Klick auf "Geschäftsbriefe" gelangst du in den Vorlagenbereich.
Als Nächstes musst du auswählen, zu welchem Dokumenten-Typ dein Text zugeordnet werden soll.
In unserem Fall wählen wir die Kategorie "Texte zum Angebot" aus.
Wähle mit Klick auf den jeweiligen Link die passende Kategorie für deine Briefvorlage aus.
Neue Vorlage anlegen
Als Nächstes legst du eine neue Briefvorlage an. Hierzu klickst du auf das oben rechts angeordnete Ordnersymbol.
Oder, wenn es sich um die erste Vorlage handelt klicke einfach auf den Link Anlegen!
Über einen Klick auf das Ordnersymbol öffnest du eine neue Briefvorlage.
Danach öffnet sich eine Übersicht. Mit Klick auf "Anlegen" gelangst du zur Eingabemaske.
Mit Klick auf "Anlegen" gelangst du zur Eingabemaske. Dieser Link wird dir ebenfalls angezeigt, wenn noch keine Vorlagen zu einer Text-Gruppe angelegt wurde.
Im nächsten Schritt vergibst du einen möglichst eindeutigen Namen für deine neue Vorlage. Damit stellst du das schnelle wiederfinden deiner Vorlage sicher.
Im nächsten Schritt vergibst du den Namen für deine neue Vorlage.
Mit Klick auf "Speichern" wirst du zur globalen Eingabemaske weitergeleitet. Die hier gemachten Angaben gelten für alle zukünftig mit dieser Vorlage erstellten Schreiben.
Jedes Schreiben kann aber später noch individuell angepasst werden.
Wichtige Grundeinstellungen vornehmen
In dieser Eingabemaske gibt es einige wichtige Grundeinstellungen zu machen.
Die Folgenden Einstellungen sind zu machen, damit die Vorlage später angezeigt wird.
Legst du zu einem Dokumenten-Typ mehrere Vorlagen an und möchtest eine davon später als Standardvorlage vorausgewählt haben, muss der Haken neben "Standard wenn mehrere Vorlagen vorhanden" gesetzt sein.
Damit die Einbettung funktioniert, müssen ebenfalls die Haken neben "Text in Beleg einfügen" und " Text oben einfügen" gesetzt werden.
Mit der Angabe eines Abstands zum Folgedokument wird die Trennung zwischen Anschreiben und dem eigentlichen Dokument (in diesem Fall das Angebot) definiert.
Die Eingabe von 2 cm passt zu einer nahezu voll beschriebenen DIN A4 Seite.
Wurden alle Eingaben gemacht, kann die Maske über Klick auf "Speichern" verlassen werden.
Inhalte zur Vorlage hinzufügen
Als Nächstes wird der Vorlagentext hinzugefügt. Um die Eingabe zu starten, klicken wir auf das Ordnersymbol am rechten Bildschirmrand.
Mit Klick auf das Ordnersymbol wird die Texteingabe gestartet.
Jetzt öffnet sich ein Eingabefeld, in welches der Vorlagentext eingegeben werden kann. Derzeit ist es nicht möglich, Textformatierungen wie Fett- oder Kursivschreibung zu verwenden!
Mit Klick auf die Diskette am rechten Bildschirmrand wird die Eingabe gespeichert.
Ein abschließender Klick auf die am rechten Bildschirmrand angezeigte Diskette speichert die Eingabe und schließt den Vorgang ab.
Seitenumbrüche gestalten
Ist der Text zu lange um auf einer DIN-A4-Seite angezeigt zu werden, müssen Seitenumbrüche erstellt werden.
Das Cloud-ERP erstellt nicht eigenständig Seitenumbrüche innerhalb des eingegebenen Textes. Vielmehr wird um die Eingabe am Seitenende umzubrechen ein weiterer Absatz benötigt.
Dazu wird mit Klick auf das Journalsymbol am rechten oberen Bildschirmrand ein weiteres Eingabefenster geöffnet.
Mit Klick auf das Journalsymbol wird ein weiteres Eingabefenster eingeblendet.
In welches dann der weitere Text eingegeben werden kann.
Über einen weiteren Absatz lassen sich bequem Seitenumbrüche gestalten.
Zur Kontrolle deines Dokuments kannst du dir über einen Klick auf das Druckersymbol am rechten oberen Bildschirmrand eine Ansicht deiner Vorlage ansehen.
Sollten die Umbrüche noch nicht optimal gestaltet sein passe bitte die Textlängen der einzelnen Absätze entsprechend an.
Vorlagen in Dokumente einbinden
Im nächsten Teil dieser Anleitung werden wir dir zeigen wie sich deine Vorlagen nutzen lassen und wie die Anschreiben für jeden Kontakt individualisiert werden können.