​inbound​Meister Wissens-Basis

Lieferant anlegen

Verschiedene Funktionen im inboundMeister Cloud-ERP, wie zum Beispiel die Möglichkeit einen Auftrag direkt in eine Bestellung umzuwandeln, machen es notwendig, Lieferanten anzulegen.

Da alle Kontaktgruppen gleich angelegt werden findet sich der Ausgangspunkt im Kontaktmenü.

Dieses wird mit Klick auf Kontakte geöffnet und mit einem weiteren Klick auf anlegen die Kontaktanlage gestartet.

Über das Kontaktmenüü wird die Eingabe aller neuen Kontakte gestartet. Dies betrifft alle unterschiedlichen Kontaktgruppen.

Im ersten Schritt wird die Kontaktart ausgewählt. Im Fall eines Lieferanten handelt es sich dabei natürlich um einen gewerblichen Kontakt.

Im ersten Schritt wird die Kontaktart ausgewählt.

Im Anschluss daran öffnet sich die Eingabemaske. In diese werden alle relevanten Stammdaten wie Firmierung, Anschrift und Kommunikationsmöglichkeiten, eingetragen.

Über Klick auf anlegen wird der Kontakt im System gespeichert.

Bis zu diesem Punkt werden alle neuen Kontakte vollkommen identisch erfasst. Um den neuen Kontakt einer Gruppe zuordnen zu können erfolgt im nächsten Schritt die Erfassung der entsprechenden Gruppe.

Dies erfolgt mittels Klick auf den Link Lieferant

Anschließend wird der neue Kontakt einer Gruppe zugeordnet. In diesem Fall Lieferant.

Im Anschluss an die Zuordnung öffnet sich die Kontaktübersicht des neuen Lieferanten.

Grundsätzlich ist der Vorgang damit abgeschlossen. Je nachdem wie mit dem Kontakt gearbeitet werden soll, können jedoch noch weitere Einstellungen notwendig werden.

Ansicht der Kontaktdaten. Ggf. können noch weitere Einstellungen benötigt werden.

Welche weiteren Einstellungen sind möglich?

In der Arbeit mit dem Kontakt können noch weitere Funktionen genutzt werden, die alle aus der zentralen Kontaktansicht heraus zu erreichen sind.

Im Einzelnen ist das:

weitere einstellungen 
Dokumentenablage
Eigene Kontakte
Kontakt Notizen
Ansprechpartner 
E-Mail Bestellung
Lieferanten-Status
Lagerbestellung
Zahlungskonditionen
Warengruppen

Dokumentenablage

Über das rechts oben platzierte Doc-Symbol lassen sich lieferantenspezifische Dokumente wie Preislisten oder sonstige Vereinbarungen im System hochladen.

Nach einem Klick auf das Symbol öffnet sich eine Upload-Maske. Dort kann das entsprechende Dokument zum Upload ausgewählt und zur besseren Unterscheidung mit einer individuellen Bemerkung versehen werden. 

Unter dem Doc-Symbol können der Lieferantenmappe individuelle Dokumente hinzugefügt werden.

Eigene Kontakte

Speziell bei größeren Organisationen liefert die Funktion eigene Kontakte eine einfache Möglichkeit der Schnellauswahl.

Unabhängig von der Kontaktgruppe wird ein Kontakt mittels Klick auf das Haken-Symbol den persönlichen Kontakten des Anwenders zugeordnet.

Diese finden sich dann nicht nur unter dem Menüpunkt Kontaktliste. Ist die Instanz mit einer Groupware verbunden synchronisiert das System die so gekennzeichneten Kontakte auch mit dem verbundenen Mobilgerät.  

Kontakt Notizen

Mittels Klick auf das Notizbuch-Symbol können interne Notizen erstellt werden. Diese stehen dann allen Mitarbeitern zentral zur Verfügung. 

Natürlich lassen sich die Notizen auch per E-Mail an interne und externe Empfänger versenden.

Notizen können direkt in der Lieferantenmappe hinterlegt werden.

Ansprechpartner 

Gibt es in einem Unternehmen mehrere Ansprechpartner lassen sich diese mittels Klick auf das Personen-Symbol anlegen.

E-Mail Bestellung

Sollen an den Lieferanten Bestellungen direkt aus dem System heraus per E-Mail versendet werden, muss die Empfängeradresse korrekt eingepflegt werden.

Dazu wird die als Empfänger der Bestellungen benötigte E-Mail-Adresse im Unternehmenskontakt eingetragen und mit Hauptadresse und gewerblich gekennzeichnet.

WICHTIG: die E-Mail-Adresse an die Bestellungen aus dem System heraus versendet werden sollen sind mit geschäftlich und Hauptadresse zu kennzeichen.

Lieferanten-Status

Lieferantenbeziehungen können sich verändern. Aus diesem Grund gibt es die Möglichkeit, einen Lieferanten als aktiviert oder deaktiviert zu führen.

Ein deaktivierter Lieferant erscheint nicht mehr in der Auswahlliste und kann für Bestellungen nicht mehr ausgewählt werden.

Erscheint ein Lieferant als "deaktiviert" wird er nicht mehr in den Auswahllisten angezeigt und kann für Bestellungen nicht mehr ausgewählt werden. Ein Klick auf den Link wechselt zwischen aktiviert und deaktiviert.

Lagerbestellung

Die Einstellung Lager bezieht sich auf das Warenwirtschaftsmodul im Cloud-ERP.

Ist die Option LR nicht ohne BE buchen ausgewählt, kann ohne Wareneingang keine Lieferrechnung erstellt werden. Da dies in vielen Fällen, zum Beispiel wenn überwiegend projektbezogen und nicht an Lager bestellt wird, sehr aufwändig ist, gibt es noch eine weitere Einstellung die den Vorgang vereinfacht.

Mit Klick auf den Link ändert sich die Einstellung in LE ohne BE buchen. Jetzt können Lieferrechnungen auch dann erstellt werden, wenn vorher kein Wareneingang erfolgt ist.

Zahlungskonditionen

Unter dem Link Zahlungskonditionen kann aus den angelegten Zahlungskonditionen eine Standardkondition für den Lieferanten ausgewählt werden.

Warengruppen

Mit der Auswahl einzelner Warengruppen kann festgelegt werden, für welche Artikel der Lieferant in der Vorauswahl erscheint. 

Wird dieser Vorgang übersprungen, erscheint der Lieferant beim Anlegen einer neuen Bestellung für jeden Artikel in der Auswahlliste.

Unter dem Link Gruppen können für einen Lieferanten spezielle Warengruppen definiert werden. 

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