In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Text-Vorlagen in Geschäftsdokumenten wie zum Beispiel Angebote oder Aufträge einbinden kannst, sodass sie als ein PDF-Dokument per E-Mail versendet werden können.
Um diese Funktion zu verwenden, muss
- eine Kalkulation erstellt worden und
- das Angebot noch nicht freigegeben sein
Speziell wenn du immer wieder bestimmte Standard-Texte als Anschreiben für deine Dokumente verwenden möchtest bietet es sich an, zunächst Text-Vorlagen dafür zu erstellen.
Wie sich diese Vorlagen erstellen lassen, haben wir hier beschrieben.
Anschreiben mit und ohne Vorlagen erstellen und einbinden
Ob mittels Vorlage oder Freitext. Um einen Text einzubinden, musst du zunächst in das jeweilige Dokument wechseln. Im Weiteren wird das am Beispiel eines Angebots beschrieben.
Dafür wechselst du in der Anfragemaske über einen Klick auf "Angebot" in die Angebotsansicht.
Grundeinstellungen vornehmen
Zuerst solltest du überprüfen, ob dein Angebot für das einfügen von Anschreiben vorkonfiguriert ist.
Dazu gelangst du über Klick auf den roten Stift oben rechts in die Optionen. Jetzt ist es wichtig, dass der Haken hinter "Anschreiben einfügen" gesetzt wurde.
Möchtest du zu der jeweiligen Dokumentengruppe immer einen Text einbinden empfiehlt es sich, ebenfalls den Haken hinter der Option "Druckoptionen global für Belegtyp setzten" zu aktivieren.
Nach Klick auf die Diskette sind die Einstellungen gespeichert.
Jetzt wechselst du zurück in die Angebotsansicht. Wurde das Dokument noch nicht freigegeben, findest du auf der oberen linken Seite den Link "Anschreiben hinzufügen".
Textvorlage auswählen
Sind mehrere Vorlagen vorhanden, kannst du in der nächsten Ansicht aus den verfügbaren Texten auswählen. Ist noch keine passende Vorlage erstellt, kannst du auch einen komplett neuen Text anfertigen.
Über einen Klick auf das Lupen-Symbol gelangst du zu einer Voransicht des jeweiligen Textes.
Textoptionen anpassen
Nachdem du den passenden Text ausgewählt hast, öffnet sich eine weitere Eingabemaske. In dieser Maske kannst du wesentliche Text-Einstellungen vornehmen. Diese umfassen:
- den Betreff
- die Anrede
- Schlussformel
- Signatur links und rechts
- Abstand zum Folgedokument
- weitere Optionen
Damit kannst du das Dokument personalisieren und die im Admin-Bereich ausgewählten Standard-Einstellungen individuell überschreiben.
Nach dem Speichern deiner Eingaben gelangst du zur Texteingabe.
Für den Fall das der Text noch Anpassungen benötigt, kannst du mit einem Klick auf den roten Stift den Bearbeitungsmodus aktivieren. Mit Klick auf die Diskette werden deine Änderungen gespeichert.
Mit dieser Aktion wird nicht die Vorlage, sondern nur das jeweilige Kundendokument überschrieben.
Um dir eine Voransicht des fertigen Dokumentes anzeigen zulassen, klickst du im oberen rechten Menü auf das Drucker-Symbol.
Entspricht alles deinen Vorstellungen, kannst du das Eingabefenster über Klick auf den blauen Pfeil wieder verlassen.
Anschreiben und Angebot sind jetzt in einer PDF-Datei miteinander verbunden und können nach Freigabe bequem per E-Mail an den Kunden versendet werden.
Individuellen Text erstellen
Sollte für einen individuellen Fall keine passende Vorlage zur Verfügung stehen, können auch komplette Freitexte erstellt werden.
Dazu wählst du die Option "ohne Vorlage erstellen" und erstellst im Anschluss daran deinen Text direkt im Eingabebereich.
Wie du dabei am besten mit Seitenumbrüchen umgehst, haben wir in diesem Artikel zu Briefvorlagen beschrieben.
Mit einem Klick auf das Drucker-Symbol oben rechts kannst du dir einen Entwurf deines Dokumentes anzeigen lassen.
Abstand zum Folgeobjekt konfigurieren
Je nach Textlänge kann es notwendig sein, den Abstand zwischen dem Textdokument und dem eigentlichen Geschäftsdokument (in diesem Fall ein Angebot) zu justieren.
Dafür wechselst du in die Einstellungen zum Text (mittels rotem Stift) und passt den Abstand zum Folgedokument individuell an.
Die Standardeinstellung von 2 cm passt für ein nahezu voll beschriebenes Blatt.
Abschließend kannst du über eine erneute Auswahl des Drucker-Symbols deine neuen Einstellungen überprüfen.
Passt alles kannst du das Dokumentfreigeben und als ein PDF-Anhang aus dem Cloud-ERP heraus an deinen Kunden versenden.
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